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Um die Migration zum neuen Outlook erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen frühzeitig eine strukturierte Vorgehensweise planen. Eine Testphase bis 2026 ermöglicht es, die Plattform zu evaluieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen. IT-Administratoren können dabei gezielt Richtlinien steuern, etwa die Sichtbarkeit der Umschaltfunktion oder die Einschränkung von Postfachzugriffen, um den Übergang kontrolliert zu gestalten. Parallel dazu sollten Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden, um die Benutzer mit den neuen Funktionen und der Oberfläche vertraut zu machen.

Ein wesentlicher Schritt ist die Prüfung der Kompatibilität von Add-ins und Drittanbieter-Tools, um technische Probleme zu vermeiden. Unternehmen sollten zudem ihren Upgrade-Ansatz festlegen: Entweder erfolgt der Wechsel für alle Benutzer gleichzeitig, oder es wird eine Übergangsphase mit paralleler Nutzung des klassischen und des neuen Outlooks eingerichtet. Ein Pilotprojekt von mindestens 45 Tagen hilft, die funktionale Bereitschaft zu testen, interne Champions zu identifizieren und die Kommunikation für eine breitere Einführung zu optimieren.

Technische Anforderungen wie die Mindestversion von Windows 10 (Version 1809) und eine stabile Internetverbindung müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Hinweis: Die Systemanforderungen können je nach Outlook-Version variieren. Es wird empfohlen, die aktuellen Voraussetzungen regelmässig zu überprüfen.

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist ein dediziertes Projektteam entscheidend, das den Projektumfang und die Ziele klar definiert, sowie eine detaillierte Zeitleiste für das Upgrade erstellt. Abschliessend sollten potenzielle Risiken bewertet und Strategien zur Risikominderung entwickelt werden, um mögliche Probleme während der Migration proaktiv anzugehen.